Eine Verfahrensdokumentation ist seit einigen Jahren fester Bestandteil vieler Unternehmen. Nach GoBD ist sie sogar verpflichtend. Was der Vorgang im Einzelnen bedeutet, erfahren Sie in den nächsten Absätzen.
Definition/Bedeutung
Eine Verfahrensdokumentation orientiert sich an dem GoBD. Dieses Gesetz legt die Grundsätze und Richtlinien zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen beziehungsweise Unterlagen in elektronischer Form fest. Eine Verfahrensdokumentation kann dementsprechend als eine Art Nachweis betrachtet werden. Sie dient dazu nachzuprüfen, ob das Unternehmen die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) erfüllt.
Rechtslage
In Deutschland sind Sie als Unternehmer verpflichtet diesen Vorgang durchzuführen. Großkonzerne, Einzelunternehmer, Mittelständler und Freiberufler ohne Mitarbeiter – die Auslegung des Unternehmens spielt juristisch für Sie keine Rolle. Im Jahr 2015 wurden neue Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung erlassen. Die Pflicht zur Erstellung eines solchen Nachweises zählt somit dazu. Seit 2017 prüfen Finanzämter in diesem Zusammenhang unterschiedliche Unternehmen. Aufgrund der rechtlichen Tatsache, ist es von Bedeutung, dass das Dokument deshalb nicht nur für Beschäftigte des Unternehmens verständlich ist.
Erstellung
Grundsätzlich sollten Sie sich an folgenden Gesichtspunkten orientieren:
1. Allgemeine Beschreibung
2. Anwenderdokumentation
3. Internes Kontrollsystem (IKS)
4. technische Systemdokumentation
5. Betriebsdokumentation
Für die Erstellung können Sie bekannte Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word nutzen. Andere Programme sind dazu ebenfalls in der Lage. Jedoch sollten diese die Eigenschaft besitzen Bilder zu importieren und Inhaltsverzeichnisse anzulegen. Des Weiteren gibt es heutzutage bereits spezielle Tools, die bei der Erstellung helfen und dabei GoBD und Datenschutzrichtlinien berücksichtigen. Bei Unklarheiten können Sie entsprechende Muster-Vorlagen verwenden. Sollten im weiteren Verlauf Fragen aufkommen, lohnt es sich für Sie einen Unternehmensberater aufzusuchen. Zusätzlich kann es helfen, wenn Sie sich an ihren Steuerberater wenden.