Zollbeauftragte kümmern sich um alle Zollangelegenheiten innerhalb eines Unternehmens. Sie werden nicht nur in großen Firmen benötigt. In kleinen und mittelständischen Unternehmen, die Waren importieren oder exportieren, muss ebenfalls ein direkter Ansprechpartner für den Zoll benannt werden. Da Zollangelegenheiten meist mit Versand oder Logistik zu tun haben, wird häufig ein Mitarbeiter aus einer dieser Abteilungen damit beauftragt. Alternativ kann ein externer Zollbeauftragter ernannt werden.

Aufgaben des Zollbeauftragten in einem Unternehmen

Der Zollbeauftragte, der auch als Zollverantwortlicher oder Zollermächtigter bezeichnet wird, kümmert sich um alle Zollangelegenheiten, die in einem Unternehmen anfallen. Er muss dafür Sorge tragen, dass die Abwicklung von grenzübergreifenden Warentransporten und andere zollrechtliche Prozesse ordnungsgemäß ablaufen. Er ist unter anderem für folgende Bereiche verantwortlich:

• Kontrollen von Exportgütern
• Dokumentenkontrolle für den Import und Export
• Auftragsabwicklung im Import und Export
• Ansprechpartner bei Zollprüfungen
• Zollstammdatenermittlung
• Kontrolle der Zolltarifnummern und Zollabgaben
• Kontaktperson für Behörden und Spediteure
• Zollrelevante Prüfung von Verträgen
• Korrekter Umgang und die Überwachung mit dem IT-Verfahren ATLAS
• Nachvollziehbare Archivierung von Dokumenten aus Im- und Export
• Ansprechpartner für Mitarbeiter bei zollrelevanten Fragen

Anforderungen an einen Zollbeauftragten

Zum Zollbeauftragten kann nicht ein beliebiger Mitarbeiter im Unternehmen ernannt werden. Die entsprechende Person muss über die nötigen Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht verfügen. Um diese nachzuweisen, sind drei Jahre praktische Erfahrung im Zollbereich erforderlich.

Das Aufgabenspektrum eines Zollverantwortlichen ist äußerst umfangreich und er sollte sich in verschiedenen relevanten Bereichen gut auskennen. Darunter fallen neben rechtlichen Wissensgebieten wie Markenrecht, Zollrecht und Präferenzrecht sowie unterschiedlichen Zollverfahren und zollrechtlichen Anwendungen die folgenden Bereiche:

• Handelsverbote und Handelsbeschränkungen
• Kenntnisse des IT-Verfahrens ATLAS
• Zollkodex der Europäischen Union sowie entsprechende Durchführungsverordnungen
• Zollrechtliche Bewilligungen
• Internationale Handelsklauseln
• Ausgleichszölle und Antidumping Vorkehrungen
• Außenhandelsgeschäfte und Umsatzsteuergesetze
• Kenntnisse der aktuellen Außenhandelsstatistik

Haftung

Falls das Zollrecht nicht eingehalten oder falsch beziehungsweise nicht ausreichend umgesetzt wird, trägt der betriebliche Zollverantwortliche des Unternehmens die Verantwortung. Im Falle von groben Pflichtverletzungen oder grob fahrlässigen Verstößen haftet nicht das Unternehmen, sondern der Zollbeauftragte selbst. Der verantwortlichen Person drohen bei Verstößen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.

Grobe Pflichtverletzungen und Verstöße sind wiederkehrende Fehler, die zollrechtliche Abweichungen verursachen. Fahrlässigkeiten werden als Ordnungswidrigkeit eingestuft und als Geldstrafe geahndet. Das passiert vor allem, wenn Prozesse nicht sorgfältig genug überprüft oder bearbeitet werden.

Vorsätzliche Verstöße sind in Kenntnis des Zollbeauftragten durchgeführte oder geduldete zollrechtliche Verstöße. Diese werden als Straftat geahndet.

Vorteile und Nachteile eines externen Zollbeauftragten

Statt einen unternehmenseigenen Zollverantwortlichen zu ernennen, nutzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen die Möglichkeit, einen externen Zollbeauftragten für das Unternehmen zu bestellen. Diese Option hat Vor- und Nachteile, die sorgsam abgewogen werden sollten.

Das Unternehmen hat geringere Personalkosten, da kein eigener Mitarbeiter mit zollbezogenen Aufgaben betraut werden muss. Mitarbeiterschulungen und Fortbildungen müssen nicht gezahlt werden. Externe Zollbeauftragte haben die nötigen Fachkenntnisse und langjährige Erfahrung, was dazu beiträgt, Fehler zu vermeiden.

Externe Zollbeauftragte, die die Einhaltung der zollrechtlichen Vorschriften überwachen, sollten vom Unternehmen beziehungsweise der Geschäftsführung kontrolliert werden. Der Geschäftsführer ist in letzter Instanz dafür verantwortlich, dass alle relevanten Zoll- und Handelsvorschriften korrekt eingehalten werden. Eine interne Zollabteilung ermöglicht es, Systemfehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Der Nachweis über eine funktionierende Zoll-Compliance im Unternehmen ist in Form eines internen Mitarbeiters leichter nachweisbar.

Fazit

Der Zollverantwortliche hat eine wichtige Stellung im Unternehmen, er ist verantwortlich für die Erfüllung aller zollrechtlichen Verpflichtungen. Es handelt sich um eine anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Verantwortung, da der Zollverantwortliche bei Fehlern selbst strafrechtlich belangt werden kann und persönlich haftet. Ein umfassendes Fachwissen im Zollbereich ist essenziell. Ob ein Zollbeauftragter aus dem Unternehmen heraus ernannt oder lieber extern beauftragt werden soll, kann die Firma selbst entscheiden.