Unter der Lohnabrechnung wird ein Dokument verstanden, welches die Zusammensetzung des Gehalts bzw. des Lohns transparent darstellt. Als Dokument wird die Lohnabrechnung für viele Zwecke benötigt, so beispielsweise, wenn Konsumenten einen Kredit bei einer Bank beantragen möchten, für Sozialleistungen wie Wohngeldzuschuss oder aber auch für die jährliche Steuererklärung. Die Lohnabrechnung enthält dabei wesentliche Bestandteile, die sich in der Regel auf einen Zeitraum von einem Monat beziehen. Welche gesetzlichen Vorschriften dabei gelten, soll in diesem Artikel dargestellt werden.
Die Lohnabrechnung und die gesetzliche Grundlage
Grundlage für die Lohnabrechnung ist § 108 GewO. Demnach verpflichtet das Gesetz jeden gewerblichen Arbeitgeber dazu, eine Lohnabrechnung in Textform zu übermitteln. Die Lohnabrechnung kann handschriftlich erfolgen oder aber als Ausdruck. Mittlerweile ist die Lohnabrechnung online auch eine gängige Form, um Lohnabrechnungen an die Arbeitnehmer zu übermitteln. Diese können entweder auf dem Computer in der Arbeit oder auf einem bestimmten Portal von zu Hause aus abgerufen werden. Das Gesetz schreibt weiter vor, dass die Lohnabrechnung in Deutschland in Euro berechnet und auch dargestellt werden muss. Neben dem Arbeitsentgelt ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, gesetzliche Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge, die Einkommenssteuer, eventuelle Zulagen sowie den letztlich ausgezahlten Betrag in der Abrechnung auszuweisen.
Durch die Gehaltsabrechnung wird der letztlich ausgezahlte Betrag nachvollziehbar dargestellt. Laut § 108 GewO sind Arbeitgeber allerdings nur dann verpflichtet, diese auszustellen, wenn es Änderungen in der Abrechnung seit der letzten Erstellung gegeben hat. Es handelt sich gesetzlich um eine Holschuld. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer muss auf den Arbeitgeber zugehen, damit dieser die Abrechnung erhält. Der Arbeitgeber ist damit nicht verpflichtet, diese automatisch auf elektronischem oder postalischem Weg zu übermitteln. Dennoch stellen die meisten Arbeitgeber die Lohnabrechnungen im monatlichen Rhythmus automatisch aus.
Aus welchen Bestandteilen besteht die Lohnabrechnung
Die einzelnen Bestandteile, aus denen die Lohnabrechnung bestehen muss, ist in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO festgelegt. Zu den wesentlichen Bestandteilen zählen:
- Name, Anschrift und Geburtstag
- Sozialversicherungsnummer
- Steuerklasse und eventuell Kinderfreibeträge
- Steuer-Identifikationsnummer
- Eintritt ins Unternehmen und eventuell der Austritt
- Abrechnungszeitraum
- Urlaubsanspruch
Zu den detaillierten Angaben zählen:
- Bruttolohn
- Steuerfreibeträge
- Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Aufwandsentschädigungen
- Ausgezahlte Überstunden
- Abzüge der Sozialversicherungsbeiträge
- Zusatzbeiträge zur Krankenkasse
- Einkommenssteuer
- Kirchensteuerabzug
- Solidaritätszuschlag
- Zusatzbeiträge zur Altersvorsorge
- Persönliche Abzüge
- Auszahlungsbetrag
Die abgabepflichtigen Beiträge werden vom Arbeitgeber einbehalten und direkt weitergeleitet. Die Übermittlung an das Finanzamt erfolgt in der Regel vor der Abrechnung, da hier Fristen eingehalten werden müssen.
Regelungen bei der geringfügigen Beschäftigung
Die Lohnabrechnung bei der geringfügigen Beschäftigung ist hier eine Ausnahme. Gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV wird bei einer geringfügigen Beschäftigung nicht mehr als 450 Euro pro Monat ausgezahlt. Bei einem Minijob gelten besondere Berechnungen für die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Im Gegensatz zu Midijobs oder der Vollbeschäftigung unterliegen geringfügige Beschäftigungsverhältnisse bestimmten Pauschalen in Bezug auf die Sozialabgaben und die Lohnsteuer. Die 450 Euro können damit ohne Abzüge ausbezahlt werden. Bei der Abrechnung müssen Arbeitgeber folgende Pauschalen berücksichtigen:
- 2% Lohnsteuer (inbegriffen sind hier die Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag)
- 15% auf die Rentenversicherung und
- 13% auf die Krankenversicherung
Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, allerdings gibt es einen grundlegenden Unterschied. Ein Gehalt bleibt über einen bestimmten Zeitraum immer gleich und wird monatlich vereinbart. Änderungen gibt es nur dann, wenn der Arbeitnehmer in der Gehaltsstufe aufsteigt. Der Lohn hingegen wird nach Stunden abgerechnet und variiert von Monat zu Monat. Dementsprechend ist die Lohnabrechnung auch aufwendiger als die Gehaltsabrechnung.
Lohnabrechnung – Online Versand
Der Arbeitgeber hat heute zahlreiche Möglichkeiten, die Lohnabrechnung durchzuführen, je nach Größe des Unternehmens stehen viele Programme zur Verfügung. Damit kann die Lohnabrechnung gesetzeskonform durchgeführt werden. Auch der Online-Versand ist mit vielen dieser Abrechnungsprogramme kein Problem.
Fazit:
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, welches die Auszahlung des Gehaltes transparent für den Arbeitnehmer darstellt. Durch diese Darstellung ist nachvollziehbar, aus welchen Bestandteilen sich die Abrechnung zusammensetzt. Der Arbeitgeber ist laut Gesetz zur Erstellung der Lohnabrechnung verpflichtet.
